Genom inköpscentralen Sinfra avropar offentliga aktörer snabbt och enkelt tjänster och teknik inom försörjningssektorn. Sedan i våras är ett antal av BOS medlemmar inom ledningsunderhåll och ledningsförnyelse av VA-nät upphandlade av Sinfra. Ett avtal inom nyförläggning är på gång.
– Att få med tjänster inom BOS-företagens verksamhetsområden är ett uttalat önskemål från våra medlemmar och för oss är det mycket viktigt med tanke på vår starka hållbarhetsprofil, säger Musa Bargabriel, strategisk upphandlare på Sinfra.
Sinfra är en ekonomisk förening som ägs av sina medlemmar, vilka utgörs av energibolag, VA-bolag och andra offentliga aktörer som agerar enligt LUF. På medlemmarnas uppdrag handlar Sinfra upp och skriver ramavtal med leverantörer inom de fyra kategorierna fjärrvärme/fjärrkyla, el & fiber, vatten & avlopp samt tjänster & konsult.
– Vi är sedan 1984 ett komplement till medlemmarnas egna upphandlingsorganisationer. Mindre aktörer kan helt slippa att göra egna upphandlingar inom Sinfras tjänsteområden, säger Musa Bargabriel.
Medlemmarna ställer kraven
Som strategisk upphandlare i VA-kategorin sköter han leverantörsdialogen och ansvarar för kategorin tillsammans med en taktisk upphandlare, som har större fokus på dialogen med medlemmarna.
– Alla upphandlingar initieras av medlemmarna. Vi specar behoven tillsammans, men det är medlemmarna som kravställer. Sedan går vi ut med upphandlingen och skriver ramavtal på upp till fyra år med de leverantörer som kvalificerar sig.
Rikstäckande och hållbart
Grundkraven är att man ska kunna leverera sina tjänster över hela landet samt att man har ett hållbart arbetssätt.
– Vi bedömer hållbarhetsarbetet utifrån en utvärdering och där tittar vi både på miljömässig och social hållbarhet. Det är ett arbete som kommer att intensifieras framöver och vi kommer att lägga mer fokus på att granska hållbarhetsarbetet i dialog med leverantörerna, säger Musa Bargabriel.
Är det tillåtet för VA-bolag/kommuner att nyttja ramavtalen även om de inte var medlemmar hos Sinfra vid tidpunkten för tecknandet av ramavtalet?
– Ja, Sinfra har undersökt juridiken när det gäller den saken och det är tillåtet.
En kvalitetsstämpel för leverantörer
Fördelarna för leverantörerna är uppenbara:
– Genom att svara på en enda upphandling når man väldigt många kommuner och bolag. Det ger en potentiellt väldigt stor kundbas att bearbeta när man väl kan visa på sitt ramavtal. Att klara Sinfras krav är en kvalitetsstämpel i sig och jag hör ofta från leverantörer att de är stolta och verkligen vill tala om att de är upphandlade.
Hur ska man som ledningsägare gå tillväga för att på ett korrekt sätt göra ett avrop med Sinfra. Förutsättningen är att flera aktörer är kvalificerade.
– Man kan göra på två sätt. Antingen en ”Villkorsjämförelse”, där man tittar på något eller några av de fasta villkoren, till exempel pris, inställelsetid eller leveranstid. Därefter gör ledningsägaren en egen bedömning, beroende på vilket villkor som är viktigast, säger Musa Bargabriel.
– Den andra varianten är ”Förnyad konkurrensutsättning”. Då skickar man en kort projektbeskrivning till leverantörerna och anger vilket eller vilka kriterier man kommer att välja efter. Här är priset alltid en faktor, men det kan ju även handla om att utöka kravställandet på andra områden, beroende på vad som gäller för just det aktuella projektet.
Viktigt samarbete med BOS
I början av 2020 deltog Musa Bargabriel vid BOS årsmöte, presenterade Sinfra och diskuterade med deltagarna.
– Jag minns mötet som mycket bra och positivt på alla sätt. Avtalsområdet ledningsunderhåll och -renovering var nästan helt nytt då och det är avgörande för oss att ha en bra dialog med leverantörerna.
En upphandling inom nyförläggning av ledningar är planerad till våren 2021.
– Där blir de medlemmar i BOS som har expertis inom schaktfri nyförläggning väldigt viktiga. Hela framgången med att göra bra upphandlingar hänger på att det finns en bra dialog mellan oss, medlemmarna och leverantörerna. Medlemmarna vet vad de skulle vilja ha, men det är leverantörerna som vet hur man gör. Det är väldigt positivt att få arbeta med en ny och aktiv branschorganisation som BOS. Tillsammans hjälps vi åt att få till bra upphandlingar. Det vinner alla på – leverantörer, medlemmar och skattebetalare.
BOS kommenterar avtalet med Sinfra:
– Jag ser generellt mycket positivt på detta. Det betyder att många uppdrag, som annars inte skulle blivit utförda på grund av bristande kapacitet hos upphandlarna, nu kommer att kunna bli verklighet med Sinfra som överbryggare, säger Stefan Indahl, vd på Aarsleff Rörteknik AB.
Aarsleff har hunnit få in ett antal uppdrag genom Sinfra, men Stefan Indahl betonar samtidigt vikten av en fortsatt dialog mellan BOS och Sinfra i vissa viktiga delar.
Konstruktiv dialog
– Det finns en risk att man förenklar avtalen så mycket att regelrätta systemvillkor sätts ur spel. Vi är till exempel inte vana vid att arbeta efter en prislista som gäller lika över hela landet, det är att underskatta metodernas komplexitet.
– Men vi har lyft detta med Sinfra och känner att det finns en stor förståelse. Vi är givetvis också helt medvetna om vilka utmaningar upphandlarna står inför, så jag tror på en fortsatt diskussion – då kommer detta att bli mycket bra.
Mattias Höglund, vd för Pollex AB, har sett att det finns ett stort behov och intresse bland ledningsägare för att avropa från Sinfra.
– Jag har också träffat flera ledningsägare som inte är medlemmar i Sinfra och vill veta hur det fungerar. Det är helt klart att upphandlingar är en flaskhals som kan undanröjas på det här sättet.
Mattias Höglund betonar vikten av att ledningsägarna utnyttjar Sinfra och ramavtalen på rätt sätt.
– Det är mycket viktigt att man inte kringgår upphandlingsreglerna. Uppdragen ska fortfarande konkurrensutsättas, men det kan ledningsägarna lösa genom ett enkelt förfrågningsunderlag, så att flera upphandlade entreprenörer får chans att räkna på jobben.
Bra support från Sinfra
– Här har vi sett hur Sinfra utvecklar sin organisation och bland annat satsar mer på att ge ledningsägarna nödvändigt stöd och support för att de ska kunna nyttja ramavtalet på rätt sätt. Jag tycker också att det är mycket positivt att Sinfra kommer att göra mer noggranna uppföljningar av de kravsatta delarna, inte minst hållbarheten.
Strategisk upphandlare på Sinfra